Họp trực tuyến và một số nhược điểm cần quan tâm
Ngày này việc sử dụng hệ thống họp trực tuyến không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp. đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều chi nhánh văn phòng. Công nghệ này mang lại rất nhiều ưu điểm cho người dùng như: tiết kiệm thời gian, chi phí di chuyển, công tác chuẩn bị, lưu trữ thông tin,… thay vì khi trước bạn phải cần chuẩn bị và chi trả cho rất nhiều công đoạn để có thể tổ chức được một cuộc gặp chuyên nghiệp. Giờ đây mọi thứ sẽ được đơn giản hóa hơn, tiết kiệm được nhiều khoản chi với chất lượng cũng không kém.
Nói như vậy không phải là phương pháp trên không có những khuyết điểm cần lưu ý. Mọi thứ đều phải có hai mặt của nó. Điểu quan trọng chúng ta phải biết rõ mức độ ảnh hưởng của vấn đề và tìm ra được cách khắc phục tốt nhất.
Bài viết dưới đây sẽ giúp biết thêm một số nhược điểm cần lưu ý khi áp dụng hệ thống họp trực tuyến cho doanh nghiệp của bạn:
Một số nhược điểm thường gặp khi áp dụng phương pháp họp trực tuyến :
1. Hiểu biết công nghệ
Có nhiều sự thay đổi khi chuyển phương pháp hội họp từ truyền thống sang hiện đại. Bạn phải tìm hiểu để có thế khai thác hết những tính năng quan trọng của hệ thống hop truc tuyen chuyên dụng. Có thể đối với tầng lớp tri thức họ sẽ dễ dàng tiếp thu công nghệ nhanh hơn tuy nhiên để nắm sâu được hết những tính năng của thiết bị kết nối trên thì bạn cũng phải dành ra chút thời gian tìm hiểu.
Hơn thế nữa, bất cứ thiết bị điện tử nào cũng không tránh khỏi lỗi hoạt động. Những lúc quan trong nếu chúng có vấn đề gì như lỗi kết nối, lỗi hiện thị, lỗi âm thanh,…cũng phải mất không ít thời gian cho việc sữa chữa. Về phần sữa chữa cũng đòi hỏi bộ phận kỹ thuật có tay nghề chuyên môn, am hiểu sâu về công nghệ hiện đại này. Số người hiểu sâu về thiết bị hop truc tuyen trên cũng không nhiều hoặc có thể bộ phận kỹ thuật từ công ty sẽ tới bảo dưỡng. Tuy nhiên vẫn sẽ mất không ít thời gian để có thể đảm bảo thiết bị hoạt động bình thường.
Xem thêm: các phần mềm họp trực tuyến miễn phí tại đây
2. Chi phí đầu tư
Để cắt bỏ các chi phí cho một cuộc họp thông thường như công tác phím, phí chuẩn bị hay thời gian di chuyển đối với những công ty hay đối tác ở xa thì thay vào đó chúng ta cần phải tốn một khoản cho một hệ thống hội nghị truyền hình hiện đại. Chi phí ban đầu cho việc trang bị hệ thống họp cho các điểm cũng không hề rẻ. Nó còn phụ thuộc nhiều số lượng điểm họp, chất lượng thiết bị,… Tuy nhiên, về thực tế bạn sẽ có thể tiết kiệm được nhiều khoản chi khác trong tương lai.
3. Đường truyền
Cuộc họp hội nghị trực tuyến có được đảm bảo hay không phụ thuộc rất nhiều vào tốc độ đường truyền. Cần trang bị hệ thế Internet tốc độ cao để trong suốt cuộc họp thông tin truyền đi không bị gián đoạn. Trong trường hợp nếu kết nối mạng bị ngắt quản dù chỉ trong thời gian ngắn sẽ khiến cuộc họp gặp không ít phiền toái. Đây cũng là một nguyên nhân lớn, tác động trực tiếp đến hiệu suất cuộc họp.
4. Mối quan hệ
Một vấn đề bất lợi khác khi áp dụng phương pháp họp trực tuyến trong kinh doanh đó là việc tạo dựng mối quan hệ giữa các bên. Thông thường, đối với phương pháp gặp mặt truyền thống bạn sẽ có nhiều thời gian để trò chuyện, tìm hiểu nhau. Nhưng khi vận dụng phương pháp hiện đại vấn đề đó sẽ bị hạn chế. Bạn chỉ có thời gian đề bàn về vấn đề công việc mặt đối mặt qua tấm màn hình mỏng. Một số vấn đề ngoại giao làm tăng mối quan hệ giữa các bên sẽ không có cơ hội được diễn ra.
5. Hiệu suất cuộc họp
Nhiều người tham gia sẽ không cảm thấy quen với việc trao đổi qua một thiết bị trung gian. Họ sẽ có thể mang tâm lý không thoải mái. Đối lúc nếu tương tác trực tiếp họ sẽ linh hoạt hơn về ngôn từ, ý tưởng. Công cụ được cho là yếu tố giới hạn một phần nào khả năng tương tác tự nhiên của người dùng. Một số vấn đề xảy ra ví dụ như có sự không có sự đồng bộ giữa các hệ thống thiết bị trực tuyến, mặc dù không phải vấn đề khó khắn hay to lớn nhưng cũng là một phần tác động đến chất lượng cuộc họp.
Các lưu ý trên sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin đáng quan tâm khi doanh nghiệp của bạn áp dụng phương thức hội họp hiện đại. Tuy nhiên không thể kể đến những lợi ích của phương pháp họp trực tuyến đem lại cho chúng ta. Mọi vấn đề đều có hau khía cạnh, quan trong hơn hết là việc bạn biết cách phát huy điểm mạnh và khắc phục điểm yếu ra sao để công tác vận hành được hiệu quả cao nhất.
VINATEL sẽ là nơi uy tín giúp bạn có thể thiết lập được hệ thống họp trực tuyến hiệu quả, chất lượng cao kèm với giá cả hợp lý. Bên cạnh đó, chúng tôi cam kết sẽ mang đến cho bạn nhiều dịch vụ và ưu đãi tốt nhất
Liên hệ với chúng tôi nếu bạn có nhiều thắc mắc cần giải đáp
VINATEL CORP
0915 517 735
